Relazione consuntiva 2004 sulla gestione della biblioteca d’Area Tecnico-Scientifica

Con la presente relazione questa Presidenza desidera illustrare l’attività svolta e i risultati conseguiti a partire dalla sua nomina e fino al 31 dicembre 2004.

Grazie al contributo di diversi colleghi del Comitato Tecnico-Scientifico (di seguito CTS), e a quello della Dott.ssa Dora Garropoli, che ha ricoperto le funzioni di Direttore dopo il collocamento a riposo, in data 1.08.2004, del precedente Direttore, il Dott. Vittorio De Dominicis, è stato possibile affrontare e risolvere la maggior parte dei problemi emersi immediatamente dopo l’insediamento di questa Presidenza.

In particolare, questa Presidenza si è avvalsa del contributo di diverse commissioni istruttori nominate ad hoc. Nello scorcio del triennio 2001-2004 il CTS ha nominato commissioni istruttorie per  Situazione contabile, Libri e riviste, Servizi, mansioni personale e contratti, Logistica e accessibilità, Regolamenti interni, Criteri di ripartizione.

Per il triennio 2004-2007 il nuovo CTS ha ritenuto che la Commissione Situazione contabile e la Commissione Logistica e accessibilità abbiano esaurito il loro compito e ha confermato tutte le altre commissioni, rinnovandone la composizione.

 

Attività svolta, risultati conseguiti e obiettivi per il futuro

 

Immediatamente dopo l’insediamento di questa Presidenza sono emersi diversi problemi riguardanti i servizi al pubblico, il settore amministrativo, i contratti di collaborazione esterna e il settore catalogazione.

A ciò si sono aggiunti i danni causati dalla ditta LUIM al patrimonio bibliografico per le mancate forniture di riviste scientifiche negli anni 2002 e 2003.

Infine vanno menzionati gli annosi problemi legati all’erogazione dei fondi.

Tutti questi punti verranno analizzati in dettaglio mettendo in evidenza, per ciascuno di essi, la situazione emersa, i risultati conseguiti nel 2004 e gli obiettivi per il futuro.

1. Servizi al pubblico

 

Situazione emersa

 

·     Diverso materiale bibliografico non era magnetizzato.

·     I  libri e le riviste presenti nelle sale di lettura erano in disordine.

·     I regolamenti interni relativi all’accesso alle sale di lettura e alla sala multimediale venivano regolarmente disattesi dagli utenti.

·     L’accesso alle riviste depositate nella “Torre” era libero, contravvenendo così alla normativa vigente.

·     L’orario di accesso al pubblico e alla sala multimediale era ingiustificatamente inferiore a quello delle altre due biblioteche di area.

·     A fronte di una richiesta considerevole da parte dell’utenza, la sala multimediale contava su un numero insufficiente di computers, essendo alcuni di essi non funzionanti da tempo, e non essendo stati attivati dieci computers arrivati prima della fine del 2003.

·     I turni per il servizio di reception erano spesso scoperti, causando un notevole disagio all’utenza.

·     Le pulizie in tutto lo stabile, e soprattutto nelle sale di lettura, venivano effettuate saltuariamente, contravvenendo così a diversi articoli del Capitolato d’Appalto.

·     Diversi impianti funzionavano malamente, e quello di condizionamento, in particolare, creava enormi disagi agli utenti presenti nelle sale di lettura.

·     La pagina web della BATS era trascurata a causa dell’assenza dell’unico esperto informatico (la responsabile è in aspettativa per dottorato dal 2002 al 2005).

·     Non esistevano fondi destinati all’acquisto di libri, eccetto un fondo una tantum assegnato nel 2003.

 

Risultati raggiunti

 

·     E’ stato nominato un responsabile della pagina web.

·     Si è provveduto a modificare il Regolamento di funzionamento e gestione della BATS, che appariva inadeguato e incompleto.

·     Si è provveduto a potenziare i servizi al pubblico, aumentando il numero dei computers disponibili per l’utenza, gli orari di fruizione degli stessi, l’orario di apertura della biblioteca, ed effettuando una turnazione razionale del personale e dei contrattisti.

·     Grazie al contributo dell’Amministrazione Centrale è stata acquistata un’apparecchiatura di autoprestito, per altro già presente nelle altre due biblioteche di area, che è pervenuta alla BATS durante le vacanze natalizie.

·     Sono stati distribuiti dei questionari per il gradimento dei servizi, e sono sempre disponibili per gli utenti dei moduli per segnalazioni di qualsiasi genere.

·     Sono stati reintrodotti in bibilioteca gli espositori per cataloghi di libri e riviste.

·     Grazie al contributo dell’Amministrazione, e in particolare dell’Ufficio tecnico, è stato possibile allestire una sala per convegni e conferenze.

·     Sono stati chiesti e già ottenuti diversi interventi riguardanti gli impianti di condizionamento, di allarme, di illuminazione (con particolare attenzione verso il risparmio energetico) e anti incendio: ovunque è stato possibile, infatti, è stato installato l’impianto di spegnimento automatico delle luci.

·     Si è preteso il rispetto dei termini contrattuali da parte della ditta vincitrice della gara d’appalto per le pulizie alla BATS e successivamente si è deciso di effettuare un contratto integrativo per migliorare la qualità del servizio.

·     Sono state inaugurate due mostre di architettura, che hanno visto la presenza di autorità accademiche e politiche, aumentando così la visibilità della BATS all’interno e all’esterno dell’Ateneo.

 

Obiettivi per il futuro

 

·     I Regolamenti interni, già attentamente esaminati dalla commissione a ciò preposta, saranno discussi e approvati dal nuovo CTS nei primi mesi del 2005.

·     Bisognerà predisporre una sala multimediale adeguata alle esigenze dell’utenza acquistando tutti gli strumenti tecnologici necessari.

·     Bisognerà rivedere ulteriormente le mansioni del personale per garantire efficienza e qualità in ogni area.

 

 

2. Settore Amministrativo

 

Situazione emersa

 

·     A causa di carenze organizzative dei compiti all’interno del settore imputabili alla precedente Direzione, il lavoro dell’ufficio procedeva con lentezza insostenibile.

·     La gestione dei fondi era fuori controllo, poiché il precedente Direttore, come ha più volte egli stesso dichiarato, ne era all’oscuro, eccezion fatta per quelli destinati ai contratti.

·     Diverse procedure di acquisto erano palesemente irregolari, come confermato dai rilievi fatti dall’Amministrazione Centrale.

·     La contabilità era tenuta manualmente, senza ricorrere agli strumenti informatici che il personale avrebbe dovuto conoscere.

·     Diversi registri erano incompleti e contenenti correzioni improprie.

·     Non esisteva un quadro completo riguardo ai fondi residui del 2003, poiché né la responsabile dell’Amministrazione, Inventario e Ragioneria della BATS, né il precedente Direttore, sono stati in grado di fornirlo.

·     Diverso materiale inventariabile non era stato inventariato.

·     I beni di consumo, acquistati in maniera spropositata, e in larga parte di pessima qualità ma costosi, non erano registrati in entrata.

 

Risultati raggiunti

 

·     Il nuovo CTS ha indicato la Dott.ssa Dora Garropoli come Direttore per il triennio 2004-2007: si tratta del primo Direttore della BATS indicato dal CTS.

·     Si è proceduto ad una riorganizzazione del Settore Amministrativo, dividendolo in due uffici, uno per l’acquisizione dei libri e l’altro per l’acquisizione dei periodici e del materiale non bibliografico.

·     Sono stati definiti con precisione i compiti all’interno dei due uffici e sono state date dettagliate istruzioni sulle procedure da seguire; il rinnovo degli abbonamenti e tutte le procedure ad esso connesse, nonché l’acquisto del materiale non bibliografico, procedono adesso speditamente con precisione e responsabilità.

·     Si è proceduto ad una registrazione minuziosa del materiale di consumo presente in biblioteca, in maniera da effettuare una programmazione delle spese che tenesse conto del posseduto.

·     Si è deciso di soprassedere sulla richiesta di dotare la BATS di autonomia amministrativo-contabile, dopo aver valutato attentamente i vantaggi e gli svantaggi ad essa connessi.

·     E’ stata inoltrata al Magnifico Rettore la richiesta di modifica dell’organico della BATS finalizzata all’assegnazione di una unità di personale amministrativo (non presente nella biblioteca).

 

Obiettivi per il futuro

 

·     Con l’arrivo della nuova unità di personale amministrativo si contribuirà alla migliore efficienza dell’area amministrativa della BATS.

·     Bisognerà migliorare l’efficienza dell’Ufficio Acquisizione Libri.

 

3. Contratti di collaborazione esterna

 

Situazione emersa

 

·     Tutti i contratti venivano gestiti direttamente dal precedente Direttore senza che il CTS ne fosse informato.

·     Molti contratti venivano assegnati a personale privo delle competenze specifiche necessarie previste dal “Regolamento per incarichi a personale esterno all’Ateneo e per esercitatori e tutor” dell’Ateneo.

·     Diversi contrattisti contravvenivano regolarmente ai termini contrattuali, e nonostante ciò il precedente Direttore comunicava all’Amministrazione il regolare adempimento degli obblighi contrattuali, autorizzando l’erogazione del compenso.

·     Diversi contratti venivano assegnati, anche per lungo tempo, a studenti dell’Unical, creando così una evidente e inaccettabile disparità tra essi e gli studenti part-time assegnati alla BATS dall’Amministrazione.

·     Nessuna distinzione era fatta in termini economici e in termini di durata del contratto tra il personale qualificato e quello non qualificato.

·     Studenti con contratto destinato al supporto dei servizi al pubblico venivano utilizzati negli uffici senza che ve ne fosse la necessità e, soprattutto, senza che ve ne fossero le competenze.

 

Risultati raggiunti

 

·     Si è proceduto ad un’attenta valutazione dei contratti in scadenza e di quelli appena scaduti, eliminando le irregolarità evidenziate pervenendo alla decisione di mantenere solo quattro unità qualificate per la catalogazione e di assegnare un contratto ad un esperto informatico.

 

Obiettivi per il futuro

 

·     Essendo da poco terminata la procedura per la selezione di personale bibliotecario bandita nel 2003 dall’Amministrazione Centrale, si auspica che quest’ultima impegnerà una cifra adeguata alle esigenze di ogni biblioteca di area per impiegare a tempo determinato le persone che hanno superato la selezione, tra cui i quattro contrattisti che prestano servizio alla BATS.

 

4. Settore catalogazione

 

Situazione emersa

 

·     Sebbene il lavoro da svolgere per inserire nelle nuove collocazioni tutto il materiale librario proveniente dalle biblioteche dipartimentali fosse e sia tuttora considerevole, non vi era alcuna programmazione né controllo, tanto che già si era verificato che tutti i libri di un dipartimento erano stati rimossi in blocco dagli scaffali e sottratti all’utenza per un lungo periodo.

 

 

Risultati raggiunti

 

·     Malgrado gli sforzi di questa Presidenza, da questo punto di vista si sono registrati progressi molto modesti e il lavoro di ricollocazione dei libri secondo la Classificazione Decimale Dewey non è ancora terminato.

 

Obiettivi per il futuro

 

·     Con il supporto del personale bibliotecario che sarò assunto a tempo determinato dall’amministrazione Centrale, il lavoro di ricollocazione dei libri dovrebbe essere completato in breve tempo.

 

5. Patrimonio bibliografico

 

Situazione emersa

 

·     All’insediamento di questa Presidenza si è constatato che gran parte degli abbonamenti a riviste scientifiche relativi all’anno 2004 non erano stati ancora rinnovati e le fatture inviate dagli editori già nel mese di novembre 2003 non erano state ancora pagate, pur essendovi fondi residui.

·     A causa del mancato anticipo di fondi necessari per il rinnovo di tutti gli abbonamenti a riviste scientifiche che dovrebbero essere erogati prima della fine dell’anno precedente per poter effettuare il rinnovo direttamente presso gli editori, è stato necessario il ricorso a diverse agenzie commissionarie, con conseguente aggravio di costi.

 

Risultati raggiunti

 

·     Si è proceduto all’immediata attivazione di tutti gli abbonamenti relativi al 2004; le riviste sono arrivate regolarmente nonostante l’enorme ritardo, e l’annata 2004, dunque, è completa.

·     Si è provveduto a inoltrare al Magnifico Rettore e al Dirigente Amministrativo richiesta volta all’attivazione di tutte le procedure legali per il risarcimento dei danni causati dalla ditta LUIM per le mancate forniture di riviste scientifiche relative alle annate 2002 e 2003.

·     E’ stato quantificato il danno causato dalle mancate forniture della ditta LUIM di cui sopra, e ne è stata data comunicazione al Presidente del Comitato di Coordinamento e Programmazione (di seguito Co. Co. P.) in occasione della programmazione delle spese per il 2005 inviata da questa Presidenza nel mese di novembre.

·     Si è proceduto all’immediata attivazione di tutti gli abbonamenti relativi al 2005: per il primo anno dalla nascita della BATS, gli abbonamenti sono stati rinnovati nei tempi previsti dal mercato e le riviste arriveranno regolarmente e con continuità.

·     Si è provveduto per la prima volta a destinare dei fondi all’acquisto di libri per la didattica, introducendo i “desiderata” per gli utenti.

·     La vedova del noto fisico Giuliano Preparata, deceduto nel 2000, ha deciso di donare l’intera biblioteca del marito alla BATS; nel mese di agosto tutto il patrimonio è stato recapitato in biblioteca ed è stato collocato nella sala lettura sita al piano terra.

 

Obiettivi per il futuro

 

·      Bisognerà acquistare le riviste dell’annata 2003 non fornite dalla ditta LUIM per il blocco del contratto in corso d’anno e la conseguente sospensione dei pagamenti. Il recupero, invece, delle annate 2002 e 2003 fatturate ma non fornite dalla ditta LUIM spetterà all’Ufficio legale dell’Unical.

·      Una volta recuperato tutto il patrimonio relativo al 2002 e al 2003, si dovrà iniziare il controllo delle annate precedenti, per integrare le eventuali annate incomplete.

·      Si dovrà inventariare tutto il patrimonio librario giacente negli studi personali; infatti, la segnalazione più frequente riscontrata nei questionari sottoposti agli utenti in primavera riguarda il numero eccessivo di libri ancora giacenti nei Dipartimenti. Dal punto di vista patrimoniale, invece, tutti i volumi giacenti nei Dipartimenti non sono ancora stati inventariati nella BATS.

·      Con la modifica della formula di ripartizione dei fondi per l’acquisto di materiale bibliografico recentemente effettuata dal Co.Co.P., e nella quale il patrimonio bibliografico di ciascuna biblioteca di area comprende anche gli abbonamenti on–line e le banche dati, si potrà finalmente ripensare al patrimonio della BATS, con l’eventuale sostituzione di abbonamenti cartacei con banche dati o abbonamenti on-line.

·      Bisognerà destinare dei fondi all’acquisto di libri per la didattica.

·      Si auspica che i Dipartimenti Farmaco-Biologico e Scienze Farmaceutiche afferiscano in breve tempo alla BATS e che l’area Farmacologica trasferisca al più presto il materiale librario giacente nella Biblioteca sita nell’Edificio Polifunzionale, dando finalmente seguito all’invito del Rettore e ai numerosi inviti del Co. Co. P.

 

6. Erogazione dei fondi

 

Situazione emersa

 

·     I fondi assegnati alla BATS non sono sufficienti al rinnovo delle riviste e all’acquisto dei libri, che in larga parte risultano vecchi e superati e devono urgentemente essere rinnovati.

·     I fondi assegnati alla BATS per l’acquisto di libri e riviste vengono assegnati in due fasi, e cioè in previsione di bilancio e in assestamento: ciò non consente di effettuare alcuna programmazione né per quanto riguarda il patrimonio bibliografico, né per quanto riguarda il potenziamento dei servizi per gli utenti.

·     I fondi per l’acquisto di materiale bibliografico finora assegnati in fase di assestamento di bilancio non sono mai stati sufficienti per rinnovare gli abbonamenti delle riviste scientifiche.

·     I fondi per l’acquisto del materiale bibliografico vengono erogati in ritardo, mentre dovrebbe essere disponibile entro il mese di novembre dell’anno precedente, e per tale motivo nel mese di luglio è stata formalizzata la richiesta di anticipo dei fondi necessari per il rinnovo degli abbonamenti relativi al 2005 nei tempi previsti dal mercato, e cioè entro il mese di ottobre di quest’anno, inoltrando una motivata richiesta al Magnifico Rettore, al Presidente della Commissione Bilancio e al Delegato del Rettore al Bilancio.

 

Risultati raggiunti

 

·     Dopo la diminuzione di fondi assegnati nel 2004 rispetto a quelli del 2003, nel bilancio di previsione del 2005 si è riscontrato un leggero aumento rispetto all’anno precedente.

 

 

Obiettivi per il futuro

 

·      Si farà un’analisi dettagliata dei servizi offerti dalla BATS finalizzata alla quantificazione dei fondi necessari alla struttura.

·      Si dovranno elaborare, alla luce dei dati raccolti, delle proposte di ripartizione dei fondi tra le tre biblioteche di area.

·      Si auspica che la Facoltà di Scienze Matematiche, Fisiche e Naturali e la Facoltà di Ingegneria possano dare un contributo finanziario alla BATS, così come già succede per la Biblioteca di Area Umanistica e per la Biblioteca di Area Economica che ricevono contributi rispettivamente dalla Facoltà di Lettere e dalla Facoltà di Economia.

 

 

In conclusione, bisognerà conoscere gli standard nazionali e lavorare per raggiungere i migliori in termini di patrimonio e servizi offerti al pubblico, e aumentare il budget della Biblioteca raggiungendo la media nazionale per ampliare le collezioni, soprattutto di riviste straniere, e per potenziare l’area informatica per garantire tutti i servizi di cui necessita una biblioteca delle dimensioni della BATS.

 

 

                                                                                          Il Presidente della BATS

                                                                                          Dott.ssa Ingrid Carbone