Relazione consuntiva 2002 sulla gestione della biblioteca d’Area Tecnico-Scientifica

Il 2002 è stato l’anno di consolidamento della Biblioteca d’Area Tecnico-Scientifica (di seguito BATS), l'ultima nata nel Sistema Bibliotecario d’Ateneo in seno all'Università della Calabria (di seguito Unical), istituita con D.R. 279 del 1999, nonché il primo reale anno della mia Presidenza. Questa relazione analizzerà il lavoro svolto secondo le seguenti linee:

1. Organizzazione della struttura,

2. Organizzazione del materiale,

3. Rapporti con l’utenza,

4. Rapporti con l’Ateneo,

5. Prospettive future.

1. Organizzazione della Struttura.

Il primo passo dopo la mia elezione è stato quello di chiedere ai 12 Dipartimenti afferenti la nomina dei delegati nel Comitato Tecnico Scientifico (di seguito CTS), operazione che si è completata a fine gennaio, quando tutti i nuovi membri hanno sostituito quelli provvisori e sono state anche elette le rappresentanze del personale non docente. Per la rappresentativa studentesca è stata l’Amministrazione Centrale a non provvedere ad indire le relative elezioni, così come per tutti i centri comuni dell’Ateneo.

Nello stesso periodo è terminato anche il passaggio del personale alla nuova struttura. Non tutto il personale delle Biblioteche di Dipartimento è stato girato alla BATS, come da decreto istitutivo sopra citato e di ciò i Dipartimenti hanno dato ragione attraverso delibere opportune. Successivamente, in attuazione di un accordo per la perequazione del personale tra le tre strutture principali, un’unità è stata trasferita presso la Biblioteca d’Area Umanistica. Infine un’unità di personale è stata collocata a riposo per raggiunti limiti d’età e non sostituita, a causa del blocco alle assunzioni nella pubblica amministrazione.

La pianta organica è perciò attualmente costituita da 16 persone fisse, più una in congedo triennale con assegni per permetterle di frequentare un corso di dottorato di ricerca, 2 di altre strutture in distacco temporaneo presso la BATS, 7 persone a contratto a tempo determinato, 5 studenti part-time.

E’ poi partita una richiesta alla commissione per la predisposizione della pianta organica per ottenere il personale mancante al raggiungimento della 26 unità.

In qualità di Presidente ho poi provveduto a distribuire il mansionamento al personale, in modo da garantire il buon funzionamento della struttura. Tale mansionamento è poi stato ratificato dal CTS in data 26.2.2002. Contemporaneamente è partita la richiesta all’Amministrazione di riconoscere lo status di Segretario Amministrativo alla dott.sa P. Ciarletta, qualora la BATS fosse dotata di autonomia amministrativa.

Infine il CTS in data 26.2.2002 ha approvato il Regolamento di Funzionamento e Gestione della Biblioteca di Area Tecnico-Scientifica.

2. Organizzazione del Materiale

Sempre in febbraio si è concluso, con l’arrivo del materiale dal Dipartimento di Pianificazione Territoriale, il conferimento di tutto il materiale proveniente dai 12 dipartimenti interessati.

2.a Libri

La ricollocazione dei libri nella sala di lettura a piano terra, secondo la collocazione Dewey a suo tempo decisa, e la creazione di un catalogo topografico è oramai completata all’80%, mancando solo i libri provenienti dal DEIS e dal Dipartimenti di Pianificazione Territoriale. Questo nonostante che l’unità di personale pensionata fosse tra quelle incaricate di questo lavoro.

2.b Riviste

Più complessa è la ricollocazione delle riviste. All’atto pratico il progetto originario si è rivelato inattuabile, quindi nella sala al secondo piano ora le riviste sono collocate in ordine alfabetico, mentre nella torre esse sono ancora nel vecchio ordine per Dipartimenti, creando un disagio per l’utenza.

2c Altro materiale

Sfruttando un finanziamento ad hoc dell’Ateneo, sono stati acquistati e messi a disposizione dell’utenza altri 6 computer per ricerche bibliografiche, che vanno ad aggiungersi ai 10 già presenti.

3. Rapporti con l’utenza

In quest’anno si è riscontrato un incremento del 22% di utenti iscritti al prestito, in particolare sono aumentati del 22% gli studenti, del 36% i dottorandi, del 23% i docenti e del 15% il personale non docente. Sono stimabili oltre 1000 presenze giornaliere a rotazione sui 267 posti a sedere e sulle 16 postazioni al computer. In accordo con le altre due strutture principali si è provveduto ad equiparare le principali prestazioni a pagamento e a uniformare l’orario di apertura che è attualmente, durante il periodo di lezioni ed esami, di circa 12 ore giornaliere dal lunedì al venerdì e di 5 ore il sabato.

4. Rapporti con l’Ateneo

Il primo anno di funzionamento reale della BATS ha creato certamente alcuni disagi per gli utenti più importanti della Biblioteca, ovvero i docenti. Le dimensioni della struttura non permettono quell’agilità di manovra, che era possibile nei Dipartimenti, dove esiste l’autonomia amministrativa e le cifre riservate all’acquisto del materiale librario sono relativamente basse. Queste cifre, moltiplicate per 12 quanto sono i Dipartimenti che hanno aderito alla BATS, diventano importanti. Per ovviare a questi problemi per l’anno 2002, ci si è avvalsi di tutti gli strumenti possibili, quali ad esempio il rinnovo di contratti di fornitura già in essere con alcuni Dipartimenti dell’Università. Mi è dispiaciuto constatare che tale procedura, la sola consentita per legge senza effettuare un pubblico incanto che avrebbe di fatto bloccato l’acquisto per l’anno 2002, non sia stata compresa da alcune parti del corpo accademico afferenti alla biblioteca, che l’hanno piuttosto recepita come un inesistente interesse privato accusando velatamente la BATS di lavorare in modo occulto, sebbene tutte le scelte, e le ragioni che le hanno guidate, siano state approvate all’unanimità dal CTS e regolarmente.

Sperando di evitare queste incomprensioni per il futuro, già dal mese di settembre è stata avviata la procedura di pubblico incanto per l’assegnazione delle forniture 2003, in modo da rendere il più trasparente possibile come assegnare le forniture alla BATS.

Ad ogni modo il danno reale al funzionamento della struttura è stato il meccanismo di erogazione dei fondi, troppo lungo per soddisfare le richieste del pubblico. Dalla suddivisione dei fondi in Ufficio Coordinamento delle Biblioteche (ai primi di gennaio), all’erogazione della parte finale dei fondi (ai primi di agosto), nonché dall’evasione dei primi ordini dall’ufficio amministrativo della BATS (fine aprile), al pagamento delle fatture da parte della Carime (fine settembre), passa troppo tempo perché la struttura possa funzionare adeguatamente. Urge, se non l’autonomia amministrativa che sarebbe l’optimum, almeno una revisione dei meccanismi, riducendo gli uffici e gli organi attraverso cui le pratiche devono passare. E’ auspicio di tutti i componenti il CTS della BATS, che i criteri, approvati nel 2002, siano applicati, per il prossimo anno, già in sede di bilancio di previsione dell’ateneo, affinché i fondi siano disponibili a partire dal mese di gennaio e che l’effettuazione della gara europea, risolvendosi in un unico ordine di fornitura, renda più rapido l’arrivo dei fascicoli delle riviste.

5. Prospettive future

In conclusione l'anno appena trascorso ha permesso il consolidamento della nuova struttura. Questi gli obbiettivi dell'immediato futuro.

· L'inaugurazione in forma solenne come è già avvenuto per le altre due Biblioteche d'area. Purtroppo nel 2002 sono stati contattati diversi eminenti studiosi e tutti si sono detti indisponibili.

· Per l’organizzazione del materiale, è in progetto, compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili, la ricollocazione delle riviste in ordine alfabetico anche nei piani 2 e 3 della torre e nel magazzino, liberando il piano 4 per ricevere le tesi. E’ in progetto un ulteriore potenziamento della sala computer per poter pian piano sostituire il cartaceo con l’online. Inoltre, è in nuce l’idea di creare una sala multimediale al primo piano della torre da sfruttare per conferenze, seminari, presentazioni, videoconferenze, mostre ecc.

· L'autonomia amministrativa per permettere una più rapida gestione delle spese. (A titolo d'esempio valgano i sei mesi intercorsi dall’istruzione delle pratiche di pagamento alla reale emissione dei mandati, di cui si è discusso sopra).

· I servizi verso l'utenza esterna. La BATS è una struttura che può diventare un riferimento importante per le attività produttive e professionali del territorio cosentino. Sarà pertanto compito di questa presidenza pubblicizzare al meglio la struttura all'esterno dell'Università.

In fede

Il presidente della BATS

Prof. Renato Dalpozzo