Verbale n.29

 

Seduta straordinaria del 05.04.2004

 

 

L’anno 2004, il giorno 5 del mese di aprile alle ore 10:00 si riunisce regolarmente convocato,  presso la sala riunioni situata al IV piano, il Comitato Tecnico Scientifico (CTS) della Biblioteca di Area Tecnico-Scientifica (BATS).

 

Risultano presenti:

 

 

Risultano assenti giustificati:

 

 

Risultano assenti:

 

 

Alle ore 10:40 constatata la presenza del numero legale, il Presidente dichiara aperta la seduta.

 

Gli argomenti all’ordine del giorno sono:              

 

  1. Comunicazioni;
  2. Approvazione verbali precedenti;
  3. Riorganizzazione del settore amministrativo
  4. Saldo contabile al 31.12.2003 e programmazione delle spese per l’anno 2004
  5. Modifiche “Regolamento di Funzionamento e Gestione della Biblioteca”
  6. Varie ed eventuali

 

Il Presidente propone al CTS di invertire i punti 3 e 4 all’o.d.g. il CTS approva all’unanimità.

 

1.     Comunicazioni

 

a.           Il prossimo 2 aprile si terrà presso l’Aula Consolidata 1, nell’ambito degli incontri “Vita e Sapere” promossi dalla Libreria LUIM, l’incontro-dibattito “I limiti tecnici e morali del denaro”.

b.          E’ stato sottoposto agli utenti un questionario sul gradimento dei servizi; i dati rilevati saranno comunicati al CTS non appena elaborati dal Dott. Sonnino. Il CTS ringrazia il Dott. Sonnino per la disponibilità.

c.           Sono stati consegnati in prestito per 90 giorni alla sig.ra Leonetti del Centro Sanitario i libri acquistati per conto del Centro stesso e inventariati dalla BATS.

d.          Durante la riunione dell’Ufficio di Coordinamento delle Biblioteche del 31 marzo u.s. è stato deciso che, in concomitanza della sospensione delle attività didattiche, le tre biblioteche d’area osserveranno  il seguente orario di apertura: Govedì 8, venerdì 9 e martedì 13 aprile dalle ore 8:30 alle ore 13,30, sabato 10 aprile chiusura.

e.           Il Prof. Rizzuti e l’Ing. Pellegrini hanno effettuato con esito positivo i sopralluoghi necessari all’allocazione della Mostra “On air”, discussa nella riunione precedente, nella Galleria antistante la BATS e l’utilizzo dell’ingresso sito nel Piazzale Chiodo.

f.            E’ stata inviata all’Area Risorse Mobiliari e Immobiliari lettera di richiesta per l’allestimento temporaneo della Mostra “On air”.  Sono già stati consegnati n. 4 portaombrelli e n. 4 appendiabiti.

g.           Nell’ambito dei sopralluoghi effettuati dal Presidente, è stata inoltrata all’Area Risorse Mobiliari e Immobiliari richiesta per la verifica dell’impianto antincendio e dell’impianto di ventilazione nei servizi igienici della BATS.

h.           Il Dott. Nicola De Dominicis ha inviato al Presidente e al Magnifico Rettore una lettera (Prot. 167/04 del 29.03.2004) polemica verso le delibere assunte durante la riunione del CTS del 23 marzo u.s. in merito ai contratti di collaborazione esterna. Di tale lettera e della risposta del Presidente, entrambe allegate al presente verbale di cui costituiscono parte integrante (All. 1 e All. 2), viene data lettura. Il CTS si associa alla risposta del Presidente.

i.            Il 30 marzo u.s. il Presidente ha richiamato per iscritto il Direttore all’obbligo di attribuire il Trattamento Accessorio relativo all’anno 2003, entro il 31 marzo, e ne ha trasmesso copia al Dirigente Amministrativo. Il CTS è informato dal Direttore che l’assegnazione del trattamento economico accessorio al personale è stata successivamente effettuata.

 

Alle ore 10:45 entra la Dott.ssa Iolinda Aiello.

 

j.            Il Presidente ha  richiamato per iscritto il Direttore all’obbligo di verbalizzazione delle riunioni del CTS, giacché il 5 aprile non risultava ancora disponibile la versione elettronica dei verbali delle riunioni del 5, 9 e 23 marzo.

k.           Il Presidente ha richiamato per iscritto il Direttore all’obbligo delle firme relative al personale, giacché da diversi giorni il Direttore stesso si rifiutava di apporre la propria firma sulle richieste di permesso del personale della BATS: la firma apposta dal Presidente, infatti, va considerata solo come presa visione.

l.            Il Presidente ha inviato alla Dott.ssa Ciarletta una lettera di richiamo (All. 3) Prot. 186/04 del 2.04.2004 di cui viene data lettura, con cui la Dott.ssa Ciarletta è invitata inviare le proprie scuse al Presidente e alla Sig.ra Silvana Sicilia dell’Ufficio Protocollo della BATS, per aver fatto false e gravi affermazioni attribuendole al Presidente stesso.

m.         Durante la riunione dell’Ufficio di Coordinamento delle Biblioteche del 31 marzo u.s. il Prof. Infante ha comunicato che si sta perfezionando in amministrazione il Contratto Ciber – Caspur; che il ritardo dovuto alla prima assegnazione dei fondi per libri e riviste è dovuto ad un equivoco con il Co.Co.P. che aveva chiesto dei chiarimenti il 28.02.2004 riguardo alla ripartizione proposta nell’Ufficio di Coordinamento del 17.12.2003.

n.           Diversi membri del CTS hanno inviato al Presidente una lettera con la quale vengono prese le distanze dalla gestione della BATS durante la presidenza del Prof. Dalpozzo. Di tale lettera, allegata alpresente verbale di cui fa parte integrante come All. 4,  viene data lettura; il Presidente condivide il contenuto della lettera e informa il CTS che provvederà a inviarla al Magnifico Rettore e al Dirigente Amministrativo.

 

Alle ore 12:00 si allontana il Prof. Rizzuti

 

 

2.     Approvazione verbali sedute precedenti

 

Il Presidente, in considerazione dei numerosi punti all’ordine del giorno ancora da discutere, chiede al CTS di rimandare l’approvazione dei verbali alla prossima seduta.

Il CTS approva all’unanimità.

 

 

  1. Saldo contabile al 31.12.2003 e programmazione delle spese per l’anno 2004

 

A seguito della lettera inviata dal Presidente al Direttore volta a ricevere il saldo contabile al 31.12.2003 e una sintetica relazione sulle spese del 2004, lo stesso Direttore ha consegnato al Presidente un resoconto delle spese effettuate nel 2003, chiamato “Bilancino dell’esercizio 2003”,  e un sintetico elenco delle spese effettuate nel 2004; entrambe le relazioni vengono distribuite ai presenti e vengono allegati al presente verbale e ne costituiscono parte integrante come All. 5 e All. 6. Il “Bilancino”, firmato dalla Dott.ssa Ciarletta e dal Direttore per presa visione, viene brevemente illustrato dalla Dott.ssa Ciarletta. Il Presidente distribuisce anche copia del saldo contabile al 31.12.2002 approvato dal CTS nella seduta del 26.02.2003 (Verbale n.13).

Il Presidente informa il CTS di aver chiesto per iscritto al Direttore (ma di non aver ancora ricevuto) un elenco dettagliato per la voce “cancelleria varia” presente nel “Bilancino”, che ammonta a Euro 16,882,00, mentre nel 2002 è di Euro 3.834,15. 

Dopo una attenta lettura di entrambi i saldi contabili, diversi membri del CTS evidenziano innanzitutto delle discrepanze nelle cifre contenute nel “Bilancino 2003” e pongono l’attenzione sulle spese per materiale di consumo (Cat. 7, Cap. 18, Art. 3), che nel 2002 ammontavano a Euro 39.118,18, mentre nel 2003 sono diventate Euro 61.761,67.  Né la Dott.ssa Ciarletta né il Direttore forniscono al CTS spiegazioni sufficienti.

Alcuni membri del CTS, poi, rilevano che la cifra residua al 31.12.2003 sul capitolo “libri e riviste” (Cat. 11, Cap. 3, Art. 14) apparte considerevole. Il Direttore e la Dott.ssa Ciarletta confermano che essa ammonta a circa euro 500.000,00. Il Presidente comunica che si sta procedendo al pagamento sui fondi residui delle fatture inviate dalle associazioni e da alcune case editrici già a novembre del 2003, e sottolineando che esse avrebbero potuto esser pagate, ovviamente, appena arrivate, evitando così tutti i problemi connessi al ritardo dei pagamenti, tra i quali il ritardo nell’arrivo delle riviste, l’aumento dei prezzi per alcuni abbonamenti e l’impossibilità di accenderne alcuni altri.

Il CTS, pertanto, esprime la sua insoddisfazione sulla gestione del fondi del 2003 da parte del Direttore.

Inoltre, alcuni membri del CTS chiedono al Direttore spiegazioni circa i fondi per l’inaugurazione della BATS, che dalla lettura del “Bilancino” risultano interamente impegnati. La Dott.ssa Ciarletta risponde che su decisione del precedente Presidente, Prof. Dalpozzo, non avendo riscontrata nessuna disponibilità da parte delle persone invitate a presenziare l’inaugurazione, si decise di impegnare i fondi entro l’anno finanziario 2003 per altre finalità. In caso contrario il fondo di euro 15.000,00 sarebbe stato incamerato dall’Amministrazione. A questo punto interviene il Presidente, che distribuisce ai presenti un foglio, allegato al presente verbale di cui costituisce parte integrante come All. 7, contenente il dettaglio delle spese effettuate con i fondi destinati all’inaugurazione: traslochi, orologi a muro, piante ornamentali artificiali, 4 gettacarte e 9 computer. A tale proposito il Presidente informa i presenti che 10 computer acquistati prima del 31.12.2003 (9 dei quali sul fondo per l’inaugurazione) non sono ancora stati installati.

Il Presidente, inoltre, informa il CTS che, a seguito di richiesta del Prof. Dalpozzo, con Decreto Rettorale n.368 del 30.12.2002 il Magnifico Rettore aveva autorizzato l’impegno definitivo della somma di Euro 15.493,71 finalizzata all’inaugurazione della BATS sulla Cat. 7, Cap. 18, Art. 3 del bilancio dell’università. Successivamente, con lettera Prot. 569/03 del 14.04.2003 il Direttore chiedeva al Magnifico Rettore di stornare Euro 5.000,00 dalla cifra destinata all’inaugurazione per far fronte alla spesa di smontaggio e rimontaggio di scaffalature legata alla sistemazione dei periodici. Tale lettera non ha avuto alcuna risposta da parte del Rettore, né è mai pervenuta alla BATS comunicazione scritta circa l’obbligo di impegnare tale cifra entro il 31.12.2003.

Diversi colleghi manifestano perplessità circa l’operato del Direttore in merito all’impegno della cifra destinata all’inaugurazione per altre finalità senza preventiva autorizzazione, che era necessaria poiché la BATS non gode di autonomia amministrativa e contabile, e si dicono dispiaciuti nel dover rinunciare alla cerimonia di inaugurazione. Il Presidente propone di rimandare la discussione sulla inaugurazione al punto 6.

 

Riguardo ai fondi del 2004, il Presidente informa il CTS che, purtroppo, per l’anno 2004 la BATS non riceverà l’una tantum sulla quale il Rettore si era impegnato, ma che è propria intenzione inviare una richiesta motivata per gli abbonamenti del 2005. Il CTS condivide la proposta del Presidente e propone di farne oggetto di discussione in una prossima riunione.

Il Presidente informa ancora il CTS che la quota assegnata alla BATS per materiale bibliografico è pari a Euro 695.600,66, ma che tuttavia essa non risulta ancora disponibile; la quota assegnata per il prolungamento dell’orario di apertura (Cat. 2, Cap. 21, Art. 4) è pari a Euro 3.100,00; la quota assegnata alle tre biblioteche per i contratti di collaborazione esterna è pari a Euro 10.000,00, non ancora spendibili.

Nella riunione dell’Ufficio di coordinamento delle biblioteche del 31 marzo u.s. il Prof. Infante ha informato il Presidente che la BATS avrebbe considerevoli residui (circa Euro 18.000,00) per il prolungamento dell’orario di apertura. Diversi membri del CTS chiedono al Direttore ragione di tali residui. Il Direttore dichiara di non esserne a conoscenza.

Circa la eventualità di un’apertura della biblioteca fino alle ore 22:00, il Sig. Lavorato propone di valutarne innanzitutto l’opportunità.

 

Il Presidente passa quindi alla programmazione delle spese per l’anno 2004, che non potrà essere dettagliata a causa della mancanza di dati certi circa le spese effettuate nel 2003.

Il Presidente effettua dunque le seguenti proposte di impegno di spesa:

 

o           Rendicontare i fondi ricavati dalle multe e dall’acquisto di tessere per fotocopie (Residui diversi – art. 60) , che nel 2003 sono stati circa pari a Euro 8.000.

o           Utilizzare i residui diversi (art. 60) per l’acquisto di libri richiesti dagli utenti con i “desiderata”, da evadere con priorità assoluta, e per la rilegatura.

o           Integrare il contratto delle pulizie per la seconda pulizia quotidiana la sostituzione quotidiana di carta igienica, fazzolettini di carta e sapone nei bagni delle sale lettura (settimanale in quelli della torre), per un corrispettivo mensile di Euro 320,00 (iva esclusa).

o           Individuare eventuali volontari per il prolungamento serale.

o           Effettuare l’inventario degli indirizzi IP della BATS e installare i 10 computers nella sala multimediale e laddove se ne ravveda la necessità, lavoro per il qule è stato già chiesto il preventivo.

o           Richiedere il contratto con la Calabra maceri per la raccolta differenziata dei rifiuti.

o           Valutare la disponibilità della Dott.ssa Miele per una eventuale integrazione al contratto di collaborazione esterna già stipulato.

o           Valutare la possibilità di stipulare un contratto ad un esperto informatico.

o           Effettuare una richiesta congiunta con  la Direttrice della Biblioteca di Area Umanistica per un preventivo di intervento per l’impianto antitaccheggio da inoltrare all’Amministrazione per chiedere un contributo economico.

 

Il CTS approva all’unanimità tutte le proposte.

 

Il CTS approva successivamente i seguenti criteri generali per gli acquisti:

 

o           Priorità assoluta agli abbonamenti e ai libri.

o           Verifica di tutto il materiale di consumo presente nella BATS. 

o           Acquisto subordinato a formale richiesta dopo verifica di indisponibilità del bene.

o           Risparmio generale per poter anticipare i fondi necessari per stipulare nei tempi giusti gli abbonamenti del 2005 ed, eventualmente, per l’inaugurazione.

o           Verifica di tutte le stampanti e le fotocopiatrici presenti nella BATS per richiedere preventi per cartucce eper toner.

 

Il CTS stabilisce poi, fino a nuova delibera del CTS, i seguenti divieti relativi all’acquisto di:

 

o      Carta per fotocopie

o      Computer

o      Fotocopiatrici

o      Carta intestata

o      Stampanti

o      Telefoni

o      Gettacarte

o      Portaombrelli

o      CD

 

Il CTS invita infine il Direttore ad attenersi scrupolosamente a quanto deliberato e a presentare in ogni riunione, ai fini di una maggiore trasparenza, una relazione su tutti gli acquisti effettuati su ciascun capitolo di spesa, e a tutti gli impegni di spesa.

 

Da ultimo, il Presidente manifesta ai colleghi l’intenzione di inviare in Amministrazione la richiesta di installazione dei rilevatori di persone in tutte le zone dove non esistono interruttori parziali per consentire all’amministrazione stessa risparmio energetico, e di chiedere all’Amministrazione un contributo per l’acquisto di arredi. Il CTS condivide.

 

Circa l’acquisto di libri, il Prof. Pace di conoscere la situazione dei fondi di cui il DEIS ancora dispone, al fine di trasmettere agli uffici competenti un secondo elenco. Altri membri del CTS manifestano la medesima necessità, e il Presidente informa i presenti che essa sarà oggetto di discussione nel prossimo punto all’o.d.g.

 

Infine, il Presidente comunica alla Dott.ssa Bernardo che la sua richiesta di abbonamento alla banca dati on line BioOne, discussa nell’ultimo Ufficio di Coordinamento, non è stata ritenuta di interesse generale e, pertanto, non può gravare sui fondi di automazione delle biblioteche. Sebbene il costo dell’abbonamento sia pari solo a 1.200 dollari per 4 anni,  il CTS esprime parere contrario circa la possibilità che tale abbonamento sia pagato con i fondi della BATS poiché, finora, gli abbonamenti alle banche dati sono stati acquistati sui fondi dei Dipartimenti.

 

  1. Riorganizzazione del settore amministrativo

 

Il Presidente illustra la situazione di difficoltà, più volte lamentata dalla Dott.ssa Ciarletta e dal Sig. Russo, in cui si trova l’Area 4 – Amministrazione, Inventario e Ragioneria per l’enorme mole di lavoro che deve svolgere a fronte di una ripartizione non equilibrata del lavoro stesso. In particolare, risulta sofferente l’acquisto dei libri: a causa delle continue lamentele dei colleghi e degli utenti, che attendono da mesi libri richiesti dai Dipartimenti in buona parte prima dell’estate 2003, il Presidente si è visto costretto a chiedere per iscritto al Direttore gli elenchi dei libri per la didattica con l’indicazione di quelli già ordinati, di quelli da ordinare, e di quelli già pervenuti. Tali lettere non hanno avuto alcuna risposta.

La commissione “Servizi, mansioni del personale e contratti”, allargata al Presidente, ma priva del Sig. Lavorato che ritiene che sia più opportuna la presenza in tale commissione del Direttore, effettua una proposta di riorganizzazione del settore amministrativi che si allega al presente verbale e ne costituisce parte integrante come All. 8. Tale proposta consiste nel suddividere il Settore 4 in due parti: il settore acquisizione libri (Responsabile: Dott.ssa Ciarletta, Collaboratore: Sig. Russo) e il settore acquisizione periodici e materiale non bibliografico (Rsponsabile: Sig.ra Trombino, Collaboratore: sig. Renzelli), ognuno dei quali provvederà a seguire tutte le attività connesse all’acquisto, evitando così inutili passaggi tra uffici che rallentano considerevolemente la burocrazia.

Il Direttore ritiene che, in considerazione del fatto che l’inventario è unico per i libri ed i periodici così come il registro degli impegni di spesa, la ristrutturazione andava fatta non suddividendo  il settore in ufficio acquisizioni libri e in ufficio acquisizioni periodici e materiale non bibliografico, bensì in ufficio ragioneria e ufficio inventario. Interviene il Presidente, chiarendo che tale difficoltà può essere facilmente superata attraverso una minima collaborazione tra i due settori.

La proposta di riorganizzazione viene messa ai voti e viene approvata con la sola astensione del Prof. Ferrari, del Sig. Lavorato e della Dott.ssa Garropoli.

 

Infine, in merito alle competenze dell’ufficoo amministrativo, il Presidente informa il CTS che nella BATS esistono beni inventariati che non posseggono la targhetta dell’inventario; inoltre, non è mai stato fatto un inventario dei beni presenti negli uffici. Il CTS invita il Direttore a vigilare sulla prima situazione, e a provvedere alla seconda.

 

 

  1. Modifiche al “Regolamento di Funzionamento e Gestione della Biblioteca”

 

Considerata l’ora tarda, il Presidente propone di rimandare la discussione alla prossima riunione del CTS. Il CTS approva all’unanimità.

 

 

  1. Varie ed eventuali

 

Il Presidente invita il CTS a riflettere sulla possibilità di inaugurare la BATS, così come fatto dalle altre due biblioteche di area, e propone di discuterne in un punto specifico all’o.d.g. in una prossima riunione non appena la situazione finanziaria della BATS sarà più chiara. Il CTS accoglie la proposta.

Il Presidente ritiene che sia opportuno che la BATS abbia uno spazio sulla Guida dello Studente in fase di preparazione che, quest’anno, verrà distribuita su CD. Il CTS condivide.

 

Non essendovi null’altro da discutere, il Presidente ringrazia i presenti e dichiara sciolta la seduta alle ore 14:30.

 

  Il Segretario verbalizzante                                                               Il Presidente

          (Dott. Vittorio De Dominicis)                                                  (Dott.ssa Ingrid Carbone)

 

 

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