Verbale n. 26

 

Seduta del 05.03.2004

 

L’anno 2004, il giorno 5 del mese di marzo alle ore 10.00 si riunisce, regolarmente convocato, presso la sala riunioni situata al IV piano, il Comitato Tecnico Scientifico (CTS) della Biblioteca di Area Tecnico-Scientifica (BATS).

 

Risultano presenti:

 

·  Dott.    Ingrid Carbone                       Dip.      Matematica                Presidente BATS

·  Dott.    Vittorio De Dominicis            Direttore BATS                 Segretario verbalizzante

·  Prof.    Maria Luisa Panno                 Dip.     Biologia Cellulare     

·  Dott.    Amalia Carpino                      Dip.     Biologia Cellulare

·  Dott.    Iolinda Aiello                         Dip.     Chimica

·  Ing.      Filippo Furfaro                       Dip.     DEIS

·  Dott.    Liliana Bernardo                    Dip.     Ecologia

·  Prof.    Brunello Formisani                Dip.     Ingegneria Chimica e dei Materiali

·  Prof.    Gaetano Zimbardo                  Dip.     Fisica

·  Dott.    Alessandro Papa                    Dip.     Fisica

·  Prof.    John Van Bon                         Dip.     Matematica

·  Ing.      Carmine De Bartolo               Dip.     Meccanica

·  Ing.      Francesco Pellegrini              Dip.     Pianificazione Territoriale

·  Dott.    Maurizio Sonnino                   Dip.     Scienze della Terra

·  Prof     Luciano Ombres                     Dip.     Strutture

·  Dott.    Dora Garropoli                      Personale BATS

·  Sig.      Francesco Lavorato                Personale BATS

 

Risultano assenti giustificati:

 

·  Prof.    Antonio Mingozzi                   Dip.     Ecologia

·  Dott.    Giovanni Golemme                Dip.     Ingegneria Chimica e dei Materiali

·  Prof.    Sergio Rizzuti                         Dip.     Meccanica

·  Ing.      Emilio Turco                          Dip.     Strutture

 

Risultano assenti:

 

·  Prof.    Nino Russo                             Dip.     Chimica

·  Prof.    Calogero Pace                        Dip.     DEIS

·  Ing.      Venanzio Greco                      Dip.     Difesa del Suolo

·  Prof.    Ennio Ferrari                          Dip.     Difesa del Suolo

·  Prof.    Alfonso Nastro                       Dip.     Pianificazione Territoriale

·  Prof.    Claudio Neri                          Dip.     Scienze della Terra

 

Alle ore 10:20, constatata la presenza del numero legale, il Presidente dichiara aperta la seduta.

 

Gli argomenti all’ordine del giorno sono:

 

1.                    Comunicazioni;

2.                    Approvazione verbali sedute precedenti;

3.                    Nomina Vice Presidente;

4.                    Situazione fondi 2003 – 2004;

5.                    Abbonamenti 2004;

6.                    Abbonamenti 2002 e 2003;

7.                    Libri per la didattica

8.                    Servizi per gli utenti;

9.                    Mansioni del personale;

10.                Rinnovo e stipula contratti;

11.                Modifiche al “Regolamento di funzionamento e gestione della Biblioteca”;

12.                Autonomia amministrativa;

13.                Libri smarriti e sistemi di allarme;

14.                Donazione collezione Preparata;

15.                Varie ed eventuali.

 

Il Presidente, prima di passare al primo punto all’ordine del giorno, dà lettura del D.R. n. 566 del 19.02.2004 in virtù del quale viene nominato Presidente della Biblioteca di Area Tecnico-Scientifica per lo scorcio del triennio 2001 – 2004 e rivolge un saluto e un ringraziamento a tutti i componenti del C.T.S. per la fiducia accordatale, ai Direttori del Dipartimento di Matematica e di Biologia Cellulare e in particolare al Preside della Facoltà di Scienze M.F.N. per l’attivo interesse rivolto alle problematiche della Biblioteca.

 

Il Presidente passa, quindi, alla discussione dei punti all’ordine del giorno:

 

1. Comunicazioni

 

a.           L’ing. Pasquale Legato viene sostituito in qualità di rappresentante del Dipartimento del DEIS dall’Ing. Filippo Furfaro, cui il CTS dà il benvenuto.

b.          Con lettera Prot. 3037 del 30.01.2004 il Consiglio di Amministrazione ha attribuito alla BATS euro 25.000,00 per i fondi di dotazione ordinaria.

c.           Con lettera del 27.02.2004, Prot. 122/04, la LUIM ha inviato alla BATS i tabulati relativi alle riviste del 2003 da loro consegnate entro il 31.01.2004.

d.          Il fondo relativo alle pulizie della struttura è stato decurtato del 20% ed il relativo contratto è stato prorogato fino a giugno 2004, senza che detta decurtazione si ripercuota sui servizi. Attualmente il servizio delle pulizie lascia molto a desiderare specialmente nei bagni e, continua il Presidente, non esiterà a chiedere la risoluzione del contratto se detti servizi non miglioreranno.

e.           Il Presidente della Biblioteca “Tarantelli”, Prof. Infante, ha inviato una e-mail chiedendo, nel rispetto dell’orario di apertura e chiusura della biblioteca dalle ore 8,30 alle ore 20,30, di organizzare i turni di lavoro del proprio personale tenendo presente che l’orario dalle ore 8,30 alle ore 19,30 va considerato come normale orario di lavoro, mentre l’orario dalle 19,30 alle 20,30 e al sabato pomeriggio va inteso come lavoro straordinario finalizzato al prolungamento dell’orario di apertura delle biblioteche. Interviene il rappresentante del personale, Sig. F. Lavorato, informando il CTS che tale lettera ha avuto una risposta negativa da parte del personale della BATS e della BAU e che il problema verrà affrontato in sede di contrattazione decentrata.

f.            Presso questa biblioteca ha assunto servizio in data 20.01.2004 la Prof. Gabriella Terranova in posizione di comando ed è stata assegnata all’ufficio prestito.

g.           Il Dip. di Ecologia ha effettuato una reversale di euro 385,00 come rimborso dei servizi erogati da questa biblioteca (prestito interbibliotecario e document delivery).

h.           Contrariamente a quanto comunicato dal Prof. Nastro durante il CTS del 10.02.2004 (Verbale n. 25), il Direttore dell’Orto Botanico, Prof. Cesca, ha espresso la propria impossibilità di adesione della propria biblioteca alla BATS in una lettera del 29.01.2004. Motivi di studio e di ricerca consigliano, invece, l’adesione alla biblioteca di Farmacia.

i.            Sono stati incassati nello scorso mese dei febbraio euro 500,00 per servizi  erogati all’utenza (fotocopie, multe, ecc.).

j.            Il giorno 23 c.m. si svolgeranno le elezioni studentesche.

k.           Il Presidente ha aperto la lettera personale e riservata inviata al Magnifico Rettore e al Dirigente Amministrativo dal Prof. Nastro, nella sua funzione di decano facente funzioni di Presidente, con Prot. 64/04 del 28.01.2004 e informa i presenti del contenuto, dandone lettura. Tale lettera viene allegata al presente verbale e ne costituisce parte integrante (All.1).

l.            L’Area Risorse mobiliari e immobiliari si sta attivando per installare in ogni biblioteca un ascensore per i disabili.

 

2.  Approvazione verbali sedute precedenti

 

Il Presidente pone all’approvazione il Verbale n. 20 del 22.10.2003. Il CTS approva all’unanimità.

Il Presidente passa poi all’approvazione del Verbale n. 21 del 30.10.2003. Il Prof. Zimbardo propone le seguenti modifiche:

 

punto 1 - pag. 2, penultimo capoverso:

sostituire “il CTS delibera infine di riunirsi con convocazione d’urgenza con preavviso limitato, se l’esito dell’incontro fosse negativo per la B.A.T.S, per decidere le ulteriori mosse” con “il CTS delibera infine di riunirsi con convocazione d’urgenza con preavviso limitato, dopo l’incontro con la ditta LUIM, per decidere le ulteriori mosse.”;

punto 2 - pag.3, penultimo capoverso:

 dopo “….alla ditta Elsevier”, nella frase “pertanto il CTS dà mandato all’ufficio periodici di richiedere fatture alle case editrici Kluwer,Wiley, IEE, IEEE, Springer,….”inserire come segue:” Pertanto il CTS dà mandato all’Ufficio periodici di richiedere fatture, oltre che alle società scientifiche dalle quali già si acquistano direttamente alcune riviste, alle case editrici Kluwer, Wiley, IEE, IEEE, Springer…”.

 

Il Presidente propone le seguenti modifiche:

punto 1, penultimo capoverso:

sostituire “riviste 2003” con “riviste italiane per il 2003”;

punto 2, penultima frase:

aggiungere “che si siano distinte per la qualità dei servizi offerti alla BATS”.

 

Il Presidente mette in approvazione il Verbale n. 21 modificato come sopra, che viene approvato all’unanimità.

Il Presidente passa infine all’approvazione del Verbale n. 22 del 18.12.2003. Il Prof. Zimbardo propone la seguente modifica:

punto 2 - pag. 5 (Pagamenti 2002) primo capoverso:

sostituire ” Per il Prof. Zimbardo, il Presidente è colpevole di omesso controllo, perchè doveva curare periodicamente di persona l’arrivo della fornitura e che le riviste dovevano essere pagate dopo l’arrivo delle riviste.” con ”il Prof. Zimbardo interviene per ricordare che quello degli abbonamenti alle riviste scientifiche è stato il problema maggiormente discusso durante i due anni nei quali egli ha partecipato alle riunioni del CTS. Data l’attenzione da tutti dimostrata verso questo problema, il Presidente non avrebbe dovuto aspettare che fossero gli uffici preposti a segnalare il mancato arrivo delle riviste, ma si sarebbe dovuto accertare tempestivamente del loro arrivo per verificare l’accensione degli abbonamenti. Inoltre, avrebbe dovuto sospendere i pagamenti non appena avuta conferma del disservizio”.

 

Il Presidente propone le seguenti modifiche:

 

punto 2 - (Pagamenti 2002):

prima dell’intervento del Prof. Zimbardo di cui sopra, aggiungere: “Inoltre, riguardo ai pagamenti del 2002, l’art. 3 del Contratto Rep.1467 del 1.08.1997, rinnovato per il 2002 con D.R. n.506 del 20.03.02, recita testualmente: “ Il pagamento dell’abbonamento a ciascuna rivista verrà effettuato entro 30 giorni dalla data di ricevimento del primo fascicolo della rivista medesima, su presentazione di regolare fattura”.”;

dopo l’uscita del Prof. Nastro, eliminare la frase “che gli atti sono firmati sì dal Rettore, ma ha firmato atti in cui mancava la firma di un Commissario”;

prima dell’uscita del Prof. Zimbardo, modificare  la frase “Infine afferma che la copia in suo possesso… dal Direttore stesso.” con “Infine afferma che la copia del contratto in suo possesso è copia di quella personale del Direttore e parti rilevanti sul pagamento anticipato da parte dell’agenzia alle case editrici (si vedano l’art. 4 del Contratto d’Appalto n.074/02 e i servizi gratuiti contenuti nel Servizio di Gestione Abbonamenti e Clienti) sono evidenziate a penna dal Direttore stesso.”

 

Il Presidente mette in approvazione il Verbale n. 22 modificato come sopra, che viene approvato all’unanimità.

 

3. Nomina Vice-Presidente

 

Il Presidente comunica che il Regolamento approvato dal CTS in data 26.02.2002 (Verbale n.3) e successivamente modificato in data 26.02.2003 (Verbale n. 13) non prevede la figura del Vice-Presidente. Tuttavia, in considerazione della enorme mole di lavoro si rende necessario istituirne la figura e propone di apportare le modifiche necessarie al Regolamento di funzionamento e di gestione della BATS. Il CTS decide di rimandare la discussione al punto 11.

 

4.     Situazione fondi 2003-2004

 

A proposito della situazione fondi residui del 2003, il Presidente, malgrado ogni sforzo interpretativo, non è  riuscito comprendere quanto sia stato speso e quanto resti da spendere a causa delle comunicazioni contrastanti della Dott.ssa Patrizia Ciarletta, responsabile dell’Area 4, Amministrazione, Inventario e Ragioneria, le cui relazioni, allegate al presente verbale di cui fanno parte integrante (All. 2,3,4,5), riportano cifre differenti per quanto riguarda il saldo al 31.12.2003. Diversi membri del CTS evidenziano la necessità di avere un ufficio amministrativo efficiente e collaborativo, e manifestano serie perplessità circa le relazioni allegate e a loro distribuite, e l’impossibilità, stanti così le cose, di poter effettuare una qualsiasi programmazione per l’anno in corso. Il Presidente condivide tali timori e s’impegna richiedere ancora una volta la situazione contabile al 31.12.2003 per discuterne nel prossimo consiglio.

         Considerata l’oggettiva impossibilità di effettuare una programmazione per l’anno corrente, il CTS decide di avvalersi di una commissione istruttoria per la “Situazione contabile”, che valuterà la situazione finanziaria della BATS, e dà mandato al Presidente di nominarne i componenti.

Riguardo ai fondi per l’anno 2004, il Presidente dà lettura della relazione sulla programmazione delle attività per l’anno 2004 approvata dall’Ufficio di Coordinamento delle Biblioteche in data 27.11.2003 (All. 6), contenente una proposta di ripartizione dei fondi delle tre biblioteche di area. Tuttavia nessun fondo risulta ancora disponibile, eccettuato il fondo di dotazione ordinaria di cui alla Comunicazione b.

 

5.     Abbonamenti 2004

 

Il Presidente invita la Dott.ssa Garropoli, responsabile del settore periodici, ad esporre la situazione degli abbonamenti 2004, sintetizzata nell’All.7. La dott.ssa Garropoli riferisce di aver proceduto all’attivazione degli abbonamenti seguendo le indicazioni date dal CTS nella riunione del 30.10.2003, precisando di aver richiesto i preventivi per le riviste straniere alle agenzie Swets, Licosa, Dea, Ebsco già a Novembre 2003.

La Dott.ssa Garropoli sollecita cortesemente il CTS a rapidi interventi miranti all’avvio del pagamento riguardo le fatture pro-forma delle riviste che s’intende acquistare direttamente dalle case editrici e fa presente che, in particolare, le case editrici americane hanno chiuso la campagna abbonamenti il 31.12.2003. Urgente, anche se non urgentissimo, è anche il vaglio dei preventivi riguardanti il rinnovo delle riviste attraverso agenzie. Il CTS dà mandato al Presidente di valutare le offerte pervenute e di procedere senza ulteriori ritardi all’ordine delle riviste.

 Il Prof. Zimbardo esprime la propria preferenza ad effettuare gli abbonamenti direttamente alle case editrici. Interviene la Dott.ssa Garropoli chiarendo che solo nel caso in cui la biblioteca possa disporre dell’intero budget per il rinnovo degli abbonamenti prima della fine dell’anno sia possibile rivolgersi direttamente alle case editrici; in caso contrario è preferibile rivolgersi alle agenzie che devono essere serie e con una consistente disponibilità economica così da poter anticipare i pagamenti per conto della biblioteca. Diversi membri del CTS, compreso il Presidente, auspicano che il Rettore, come già promesso nella riunione del 6.10.2003, anticipi alle biblioteche i fondi per il rinnovo degli abbonamenti per l’anno 2005.

 

6.     Abbonamenti 2002-2003

 

Il Presidente comunica che il giorno 29.02.2004 scadeva il termine ultimo concesso dal Prof. Dalpozzo con propria lettera Prot. 879/03 del 16.12.2003 entro il quale la ditta LUIM avrebbe dovuto consegnare tutte le riviste pagate in anticipo dalla BATS, e riferisce del colloquio avuto il 3.03.2004 con l’Avv. Macrì dell’Ufficio Legale, il quale l’ha informata che non si è proceduto ad alcuna azione legale nei confronti della predetta ditta, in quanto l’Ufficio attendeva l’ultima scadenza del 29 febbraio, concessale dal Prof. Dalpozzo con propria lettera Prot. 879/03 del 16.12.03. L’Avv. Macrì ha inoltre spiegato che, sebbene con lettera Prot. 809/03 del 30.10.2003 il CTS avesse chiesto l’applicazione delle penali per le gravi inadempienze riscontrate e il mancato rispetto dei termini contrattuali, tali penali non sono mai state applicate.

La Prof. ssa Panno esprime parole di rammarico di fronte al comportamento dell’ufficio legale.

La Dott.ssa Garropoli, invitata dal Presidente, comunica quanto è pervenuto dalla ditta LUIM: relativamente al 2002, risultano pervenute parzialmente 163 riviste su 349; relativamente al 2003, risultano pervenute parzialmente 100 riviste su 180 del primo elenco, 59 riviste su 248 del secondo.

Il Prof. Formisani chiede di quantificare quanto è stato speso, e la Dott.ssa Garropoli risponde che tale verifica spetta all’Ufficio Amministrativo. Il Presidente informa il CTS che l’importo totale delle riviste non pagate alla LUIM è di Euro 76.901,22, mentre risulta difficile quantificare il danno economico dovuto alle riviste pagate ma non pervenute, o di cui è pervenuto solo qualche numero.

Di fronte ad una situazione così caotica il CTS chiede all’unanimità di affidare i provvedimenti di competenza all’ufficio legale dell’Università e dà mandato al Presidente di inviare una richiesta in tal senso allo stesso ufficio.

A questo punto, considerato che rimangono molti punti ancora da discutere, il CTS decide all’unanimità di aggiornare la seduta al giorno 9.03.2004 alle ore 10:00, dandone comunicazione agli assenti.

Il Presidente ringrazia i presenti e dichiara sciolta la seduta alle ore 14:30.

 

 

     Il Segretario verbalizzante                                                              Il Presidente

(Dott. Vittorio De Dominicis)                                                      (Dott.ssa Ingrid Carbone)

 

 

 

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